Оборотная ведомость - способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Она составляется для обобщения данных синтетических счетов и взаимной проверки правильности записей в них.
Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах за месяц.
Оборотные ведомости включают данные всех синтетических счетов, используемых организацией в учетной политике. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указываются: начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо по данному счету.
В оборотной ведомости имеется три пары колонок, в которых показываются сальдо и обороты по дебету и кредиту.
При правильном ведении учета должно быть попарное равенство итогов (равенство трех пар итогов):
Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;
Итог дебетовых оборотов по счетам - итогу кредитовых оборотов;
Итог конечных дебетовых сальдо - итогу кредитовых конечных сальдо.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид (рисунок 7.1.):
Рисунок 7.1. Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Оборотные ведомости по аналитическим счетам составляются к каждому синтетическому счету, к которому открыты аналитические счета. Они представляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединенным одним синтетическим. Предназначены для проверки правильности учетных записей и для наблюдения и контроля за состоянием и движением отдельных видов средств.
Шахматная ведомость обобщает данные по оборотам на счетах и служит для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов. Сумма оборотов по дебету счетов должна всегда равняться сумме оборотов по кредиту счетов, что обусловлено использованием двойной записи на счетах.
8.1. Значение и принципы классификации счетов
Классификация счетов бухгалтерского учета - это объединение их в группы по признаку однородности экономического содержания отражаемых в них показателей имущества, обязательств и хозяйственных операций.
Главными признаками, по которым классифицируются все счета бухгалтерского учета, являются:
Экономическое содержание счета;
Назначение и структура счета.
Классификация является основой построения плана счетов бухгалтерского учета.
Экономическое содержание счета определяется однородностью хозяйственных операций, учитываемых на данном счете и группе счетов, то есть содержанием учитываемого на нем объекта.
Назначение счета свидетельствует о содержании дебета и кредита, характере отражаемых на них операций, остатка (сальдо) на счете и его отражении в балансе. Назначение счетов определяет их структуру, т.е. порядок построения для отражения записей по дебету и кредиту.
Процесс регистрации включает в себя 5 этапов:
1. Проверка;
2. Контировка
3. Учетные регистры
4. Сверка аналитических и синтетических счетов
5. Обобщение.
Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. С этой целью применяются Учетные регистры – таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одной из важнейших средств ведения бухучета.
Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам.
После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итог. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в главную книгу
Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов.
Существует три способа исправления ошибок :
1) Корректурный
2) Дополнительной записи
3) Сторнировочной записи или “красное сторно”
(1) Предполагает зачеркивание тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписи правильных сумм и текста. Одновременно делается оговорка о сделанном исправлении. Следует особо отметить, что на денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, особенно в цифрах.
(2) Производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операций указана меньше надлежащей (ошибочно занижена). Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственных операций.
(3) Предлагает корреспонденцию по счетам, но отрицательными (красными) числами. Сторнировки могут иметь место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы, если в последнем случае уже нельзя применить корректурный способ. Способ “красное сторно” заключается в том, что первоначальная ошибочная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами в той же сумме. При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, и таким образом первоначальная ошибочная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После этого делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций. Если в отчетности предприятия за текущий год при инвентаризации или в других случаях допущены искажения отчетных данных, то исправление этих данных производиться в отчетах за тот период(месяц, квартал, год), в котором были допущены искажения, а также в нарастающих итоговых данных (за квартал, с начала года) во всех последующих отчетах.
Поиск на сайте
Предметы
Выберите рубрику Адвокатура Административное право Анализ финансовой отчетности Антикризисное управление Аудит Банковское дело Банковское право Бизнес-планирование Биржевое дело Биржи Бухгалтерская финансовая отчётность Бухгалтерский управленческий учёт Бухгалтерский учёт Бухгалтерский учёт в банках Бухгалтерский финансовый учёт Бухгалтерское дело Бухучёт в бюджетных организациях Бухучёт в инвестфондах Бухучет в страховых организациях Бухучёт и аудит Бюджетная система рф Валютное регулирование и валютный контроль Выставочное и аукционное дело Высшая математика Вэд Госслужба Государственная регистрация сделок с недвижимостью Государственное регулирование вэд Гражданский и арбитражный процесс Декларирование Деньги, кредит, банки Долгосрочная финансовая политика Жилищное право Земельное право Инвестиции Инвестиционные стратегии Инновационный менеджмент Информационно-таможенные технологии Информационные системы в экономике Информационные технологии Информационные технологии управления Исковое производство Исследование систем управления История государства и права зарубежных стран История отечественного государства и права История политических и правовых учений Коммерческое ценообразование Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности Конституционное право зарубежных стран Конституционное право рф Контракты в международной торговле Контроллинг Контроль и ревизия Конъюнктура товарных рынков Краткосрочная финансовая политика Криминалистика Криминология Логистика Маркетинг Международное право Международные валютно-кредитные отношения Международные конвенции и соглашения по торговле Международные стандарты аудиторской деятельности Международные стандарты финансовой отчётности Международные экономические отношения Менеджмент Методы оценки финансовых рисков Мировая экономика Мировая экономика и вэд Муниципальное право Налоги и налогообложение Налоговое право Наследственное право Нетарифное регулирование вэд Нотариат Обоснование и контроль контрактных цен Общий и таможенный менеджмент Организационное поведение Организация валютного контроля Организация деятельности коммерческих банков Организация деятельности цб Организация и технология внешней торговли Организация таможенного контроля Основы бизнеса Особенности учёта в торговле Отраслевые особенности калькулирования себестоимости Паевые инвестиционные фонды Права человека и гражданина Право интеллектуальной собственности Право социального обеспечения Правоведение Правовое обеспечение экономики Правовое регулирование приватизации Правовые информационные системы Правовые основы рф Предпринимательские риски Региональная экономика и управление Реклама Рынок ценных бумаг Системы обработки ки зарубежных стран Социология Социология управления Статистика Статистика финансов и кредита Стратегический менеджемент Страхование Страховое право Таможенное дело Таможенное право Теория бухгалтерского учёта Теория государства и права Теория организации Теория управления Теория экономического анализа Товароведение Товароведение и экспертиза в таможенном деле Торгово-экономические отношения рф Трудовое право Упд Управление качеством Управление персоналом Управление проектами Управление рисками Управление финансами внешней торговли Управленческие решения Учёт затрат в торговле Учёт на предприятиях малого бизнеса Философия и Эстетика Финансовая среда и предпринимательские риски Финансовое право Финансовые системы зарубежных государств Финансовый менеджмент Финансы Финансы предприятий Финансы, денежное обращение и кредит Хозяйственное право Ценообразование Ценообразование в международной торговле Эвм Экологическое право Эконометрика Экономика Экономика и организация предприятия Экономико-математические методы Экономическая география и регионалистика Экономическая теория Экономический анализ Юридическая этика
В практике бухгалтерского учета применяется несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.
Для счетной проверки соответствия записей необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном регистре, затем сопоставить их с общей суммой, исчисленной по первичным документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).
Другой способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель - в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае - по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетом в банке, после сверки тождества корреспонденций бухгалтерских счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и в Главную книгу не заносится.
Повторный счет образуется также в учете операций сдачи денежных средств из кассы предприятия на его расчетный счет (бухгалтерская проводка с кредита счета «Касса» в дебет счета «Расчетные счета» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебете счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз - по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.
По мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную книгу, которая в свою очередь становится информационной базой финансовой отчетности.
Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.
Оформлять документы и учетные регистры, как уже было сказано, необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток. Если же необходимы те или иные исправления, то они оговариваются согласно существующим правилам. Напомним, что ошибки, обнаруженные в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующими способами:
· в документах - зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибок в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», скрепленной подписью работников, подписавших документ; также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 рублей ошибочно было записано 115 рублей, то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного работника, который внес исправление;
· в учетных регистрах - способом «красного сторно», которая, напомним, состоит в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, а это в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью обычным цветом в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.
Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.
Согласно требованиям, ведение записей бухучета должно быть:
- своевременным;
- документальным;
- кратким;
- ясным и точным.
Из перечисленных требований вытекают следующие правила, по которым бухгалтер должен вести записи в учетных регистрах:
- Все записи в учетные регистры должны вноситься своевременно, без задержек.
- Основанием для внесения любых записей в учетные регистры должны служить только проверенные и правильно оформленные и прошедшие регистрацию документы.
- В учетном регистре должна быть отражена каждая хозяйственная операция, которая была оформлена документально.
- Существует определенный порядок занесения записей в учетные регистры:
- если документы не являются массовыми, то запись хозяйственным операциям по ним должно проводиться в журналы-ордера;
- для массовых документов, все хозяйственные операции необходимо сгруппировать в соответствующих ведомостях, затем перенести в журналы-ордера в конце отчетного периода. Перед тем как это сделать, необходимо провести дополнительную обработку и составить общую разметку по сводному документу, ориентируясь на разметку и содержание простых документов. Это послужит в дальнейшем основанием, согласно которому будут вноситься записи в учетные регистры.
- Для того чтобы не возникло путаницы, после того, как внесены записи, на каждом отработанном документе в разметке ставится номер того регистра, куда этот документ был внесен.
- Бухгалтерия предприятий практикует, кроме текущих внесений записей, запись всех однородных операций общим итогом за календарный месяц по общей совокупности документов (начисление зарплаты, прием на баланс имущества организации, расходы средств на нужды производства и т. д.).
- Тип учетного регистра определяет содержание записей, которые в него заносятся, однако, есть общие обязательные элементы:
- дата внесения записи в учетный регистр;
- дата и номер того документа, который послужил основанием для записи;
- основание (содержит сокращенное содержание записи, номер и дату документа – основания и ссылка на наименование);
- номера позиций аналитического учета и счетов;
- сумма операции.
Подсчет в учетных регистрах
Содержание, построение и установленная взаимосвязь между данными определяют технику бухгалтерского учета и способы подсчетов в учетных регистрах. Однако существует одно общее для всех записей правило, согласно которому подсчет можно производить только тогда, когда в регистрах учтены все документы отчетного периода и все суммы при необходимости перенесены из одних регистров в другие.
Сумму итогов отдельно подсчитывают по каждой графе и вносят в специальные формы и строки регистров.
Проверка итогов
Подсчет итогов проводится для того, чтобы проверить их правильность. В регистрах, построенных по шахматному принципу, используются разные способы и приемы проверки, построенные на понятиях взаимоконтроля и взаимоувязки данных. В таких регистрах, общий итог колонки по вертикали должен быть равен итогу строк по горизонтали.
Один из способов проверки правильности и полноты записей заключается в контрольном подсчете итогов по соответствующим документам, которые прикладываются к учетному регистру.
Определение 1
Взаимосверка – это самый распространенный способ контролировать правильность записей. При этом сверяют итоговые суммы одних регистров с другими. Основанием для такого метода послужило то, что определенные хозяйственные операции дважды вносятся в учетные регистры.
Взаимосверка данных синтетического и аналитического учетов должна выявить равенство между ними.
Необходимо выявить и исправить все ошибки, которые были допущены при составлении первичной бухгалтерской документации и учетных регистров. Если учетные регистры содержат слишком большое количество записей, то выявить в них неточности можно путем пунктирования записей (сплошной проверки). Она заключается в том, что ошибочные записи в регистрах последовательно сверяют с другими учетными регистрами, где была отражена информация по этим операциям. При этом проверенные суммы рекомендуется маркировать специальным значком («галочкой»), чтобы видеть, что уже проверено.
Определение 2
Выборка – это еще один вид проверки в том случае, если итоги аналитического и синтетического учетов не совпадают. Она проводится путем выборка сумм аналитических счетов по субсчетам или статьям синтетического счета. Итоги выборки подсчитывают и проводят сравнение с синтетическими счетами.
Если вы заметили ошибку в тексте, пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter
Характеристика документальной проверки.
Проводиться непосредственно в орг. обязательно в присутствии МОЛ.
Источники инфор-ции: первичн. док-ты, регистры, планы, смета, договоры и др. документация. Причём изымать и выносить документы за пределы орг.нельзя, за искл. Случаев, предусмотренных зак-м. док-я проверка заключается в установлении сути и достоверности хоз. операций по данным первичн. документации, регистров учёта и отч-ти.
2 способа рассмотрения док-в: *систематизированный; * несистематизированный.В систематизированном, т.е группировке по типам операций, предполагается в 1-ю очередь подвергнуть систематизированному рассмотрению все док-ты по мере совершения операций. Это позволяет ознакомиться с учреждением, составом его хоз.операций, что позволяет выявить отдельные неблагополучные факты и выяснить направления, по кот в дальнейшем, необходимо провести проверку.
Несистематизированный способ позволяет ознакомиться с кач. документации, проверить подлинность, законность док-та, выявить подлоги, нарушения.
Документальный контроль - контроль, осуществляемый по документальным данным. Источниками таких данных являются первичные и сводные бухгалтерские документы, регистры синтетического и аналитического учета, бизнес-планы и отчеты предприятия и другие.
Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными "и неполными, что, безусловно, сказывается и на выборе технических приемов его осуществления, которые связаны главным образом с проверкой документов.
Документооборот
В организациях различают три потока документов. Входящие -- документы, поступающие из других организаций. Исходящие -- документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние -- документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.
Централизованная система работы с документами характерна для организаций с большим объемом документооборота. Все операции по обработке документов сосредоточиваются в одном структур" ном подразделении, например, в канцелярии, общем отделе. В организациях с небольшим объемом документооборота обработка документов централизована и выполняется секретарями. Децентрализованная форма работы с документами, как правило распространена в территориально разобщенных организациях.
Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется в крупных организациях со сложной структурой большим объемом документе оборота. Часть операций по работе с документами берет на себя канцелярия (прием, отправка, контроль исполнения), а остальные операции выполняют структурные подразделения (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.).
По объему документооборота организации принято делить на категории:
- 1-я категория -- организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
- 2-я категория -- организации с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;
- 3-я категория -- организации с объемом документооборота от 10 000 до 25 000 документов в год;
- 4-я категория -- организации с объемом документооборота до 10 000 документов в год.
Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов, для регистрации документов:
наименование документа;
дата документа; *номер документа; *дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
- * помер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
- * заголовок документа и его краткое содержание;
- *резолюция (исполнитель, содержание поручения, сроки исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
- * отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Контроль исполнения включает:
* постановку документа на контроль;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя проверку и регулирование хода исполнения документа;
*учет и обобщение результатов контроля исполнения документа-
информирование руководителя. Номенклатура дел. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ к определенному вопросу либо участку деятельности, подшитый в отдельную обложку. Классификация документов в организации по их содержанию и видам закрепляется в номенклатуре дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации, структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов организаций, характер деятельности и состав документов которых являются типичными. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел -- обязательный.
Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел, которая отражает документы всей организации и состоит из номенклатуры дел структурных подразделений. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура.
Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел -- документ постоянного хранения.
Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.
По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные.
Подлинными считаются документы, выданные в установленном коном порядке с соблюдением всех правил; подложными -- документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он по каким-либо причинам утратил юридическую силу например из-за истечения срока.
Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов.
Подлинник -- первоначальный документ, содержащий исходную формацию, надлежащим образом оформленный. Существует еще предварительная редакция документа -- черновик. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.
Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника; в правом углу ее верхнего поля проставляется слово «копия»; этот документ соответствующим образом заверяется. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск -- это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.
Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления. Из номенклатуры дел берутся сведения о месте хранения нормативных актов организации. Схема управления позволяет быстро разобраться в системе субординации организации,
Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Первым фактическим действием ревизора по проверке эффективности управления может стать выборочная проверка соответствия фактических дел и папок утвержденной номенклатуре дел.
Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Перечень имеющихся в наличии положений и инструкций выверяется по перечню должностей и отделов, содержащих и в штатном расписании. Нередки случаи, когда вновь созданное подразделение не имеет положения, для новой должности нет должностной инструкции. Ревизор проверяет порядок введения а действие организационных документов: соблюдение сроков, формы документов, полномочие подписей и грифов утверждения, порядок знакомства с организационными документами должностных лиц и других работников организации.
Проверка по существу организационных документов: устава, положений и прочих -- означает их выверку на соответствие российскому законодательству, например выясняется, не противоречит ли Закону об с акционерных обществах условие о полномочиях в договоре с генеральным директором. Положения о структурных подразделениях и инструкции промеряются на их соответствие решениям совета директоров или правления организации. Кроме того проверка по существу положений и инструкций означает их изучений с точки зрения здравого смысла.
Особое внимание следует обратить на то, какие обязанности прописаны в правовых документах организации, какая ответственность, предусмотрена за их невыполнение. Общая дисциплинарная ответственность работников организации установлена в положении о персонале или правилах внутреннего распорядка. Более детальная дисциплинарная ответственность должна быть прописана в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, договорах о материальной ответственности. Если такие правовые документы не оформлены, это свидетельствует о неэффективности системы управления. Помимо прочего, отсутствие должностных и других необходимых инструкций и предписаний не позволит предъявить работнику обоснованную претензию в случае обнаружения фактов, свидетельствующих о нарушении им исполнительской дисциплины.
Составив перечень полномочий и обязанностей, которые прописаны в организационных документах, ревизор может приступить к изучению законности решений должностных лиц. Инвентаризация решений должностных лиц на предмет соответствия этих решений нормативным документам организации проводится в ходе изучения распорядительных документов. Ревизор должен собрать образцы подписей должностных лиц, чьи решения проверяются.
Все распорядительные документы проверяются но форме на их соответствие правилам делопроизводства: правильно ли проставляются низы, есть ли нужные расшифровки фамилий, ставятся ли даты, соблюдается ли ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», придающий распорядительному документу безусловную юридическую силу. Следует изучить подписи в распорядительных документах на соответствие полномочиям должностных лиц, предоставленных им организационными документами,
Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации. Непосредственный контроль решений, отраженных на специальных носителях, например контрольных карточках, обычно возлагается на делопроизводственный аппарат организации и создаваемую в нем контрольную службу. Ревизор проверяет сроки исполнения решений. Одни решения исполняются согласно указанным в них срокам, другие -- согласно действующему законодательству или стандартам, например, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства приказы руководителя организации и решения коллегиального органа организации исполняются согласно указанному в них сроку, а письма организации с резолюцией ее руководителя исполняются в течение 10 дней. Следует провести анализ принимаемых решений.
Повышение эффективности в работе управления связано с прохождением распорядительных и информационных документов. Ревизор проверяет систему регистрации входящих и исходящих документов, систему движения документов по подразделениям организации.
